Документация снимков - неотъемлемая часть съемочной работы. Как бы ни был удачно сделан снимок животного, если неизвестно, что это за животное - какова его порода, возраст, кличка, продуктивность и другие показатели, снимок не имеет никакой зоотехнической ценности.
Такой снимок можно повесить на стену как украшение, но очень трудно использовать как пособие в зоотехнической работе.
При съемке сельскохозяйственных животных необходимо записывать основные данные для составления аннотации снимка, а именно:
1) номер снимка и дату съемки;
2) породу, пол и кличку животного;
3) рост (высоту в холке) или другой промер, по которому определяется масштаб снимка;
4) ушной номер и номер по ГПК (если животное занесено в госплемкнигу);
5) возраст (год рождения) и живой вес;
6) продуктивность (удой, настриг шерсти, плодовитость, для лошадей - резвость и т. д.);
7) место съемки и кому принадлежит животное;
8) фамилию консультанта-животновода;
9) фокусное расстояние объектива (F), которым сделан снимок.
После Проявления на каждом негативе с краю должна быть сделана краткая надпись: номер снимка, рост животного (или другой промер, по которому определяется масштаб) и дата съемки, например № 456, р - 138, 25/IX - 75.
Надпись надо делать мелко, но разборчиво, тонким пером тушью или остро заточенным твердым графитным (нехимическим) карандашом.
Каждый негатив необходимо класть в отдельный конверт или специальный пакет1, на котором должны быть полностью написаны указанные выше данные (по всем девяти пунктам) и фамилия фотографа, снимавшего животное. Промер, по которому определяется масштаб, должен быть выделен шрифтом или подчеркнут. Если масштаб определяется не по промеру в натуре, а каким-либо другим методом, следует точно указать исходные данные для определения масштаба, например при съемке овец между двумя колышками указать расстояние между колышками.
1 (Для этой цели очень удобны пакетики по размеру негатива из хлорвиниловой пленки, которую можно легко сваривать паяльником)
Все снимки и негативы надо регистрировать в съемочном журнале, аккуратному ведению которого каждый работник, снимающий животных, должен уделять особое внимание.
Пакеты с негативами следует бережно хранить в картотечных ящиках, где их ставят вертикально, на ребро длинной стороны формата.
На обратной стороне позитива делают надпись с указанием масштаба позитивного изображения и аннотации снимка: для этого используют данные, записанные на конверте негатива и в съемочном журнале.
Документация снимков сельскохозяйственных животных - необходимое условие для возможности дальнейшего использования их в зоотехнической работе. Нельзя забывать, что снимки могут служить пособием для животноводов в течение десятков лет, поэтому надо заботиться не только о сохранении снимков, но и о документации, которая обеспечит их использование в любое время.